Hilfe-Center

1. Unser Team schickt Ihnen ein Formular für Ihre Eventdaten und die benötigten Materialien, etwa Logos und Bilder.
2. Wir richten die Galerie und die Zugangswege ein.
3. Sie erhalten Ihre Dashboard-Zugangsdaten und, für die Fotografen, die Upload-Daten.
4. Sie informieren die Teilnehmer über den Service, und die Fotografen laden die Fotos hoch.

Melden Sie sich mit den Zugangsdaten an, die wir Ihnen gegeben haben. Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie bei jeder Anmeldung einen Bestätigungscode (OTP) per E-Mail, um den Login abzuschließen.

Ihr Account Manager begleitet Sie von der Einrichtung bis zum Abschluss. Der Support erfolgt remote; auf Anfrage ist auch Unterstützung vor Ort möglich. Wir stellen Video-Tutorials zur Nutzung des Dashboards bereit und können für eine schnellere Abstimmung während des Events eine eigene WhatsApp-Gruppe einrichten. Teilnehmer erhalten Hilfe unter support@getpica.com.

Anpassen lassen sich:

• Titel und Untertitel des Events
• Titelbild
• Banner
• Logo oder Fußzeile auf den Fotos.

Das Logo wird automatisch auf die gesamte Galerie angewendet, sobald Sie es uns schicken. Bei Firmenevents gilt: Downloads in hoher Auflösung, in der maximal hochgeladenen Qualität, sind nur für Fotos ohne Logo verfügbar.

Ja. Sie können separate Untergalerien anlegen, zum Beispiel für verschiedene Tage oder Programmpunkte des Events. Jede kann einen eigenen Titel und ein eigenes Logo haben.

• Highlights: ein prominenter Bereich mit offiziellen oder Werbeinhalten, für alle Teilnehmer sichtbar und nicht unbedingt mit Personen. Zum Beispiel ein Promo-Video der Marke, die das Event ausrichtet.
• My Media: die privaten Fotos jedes Teilnehmers, auf denen er erkannt wurde.
• Alle Fotos ansehen: Wenn Sie diese Option aktivieren, finden die Teilnehmer in ihrem Album neben ihren eigenen Fotos einen zweiten Bereich mit Fotos anderer Teilnehmer.

Sie sind dabei nicht auf sich allein gestellt: Die Teilnehmer zu ihren Fotos zu bringen, ist Teil des Service. Ihr Account Manager und bei Bedarf unser Marketingteam stellen Empfehlungen und ein Media-Kit bereit, damit Sie den Service richtig kommunizieren – mit Materialien und Tipps zu den wirksamsten Kanälen und dem besten Timing.

Je mehr Teilnehmer wissen, wie sie zu ihren Fotos gelangen, desto mehr Fotos werden ausgeliefert und – falls sie verkauft werden – gekauft. Die wirksamsten Kanäle:

• QR-Code auf Karten, Badges, Flyern, Plakaten oder LED-Wänden, während des Events gut sichtbar
• Direktlink per E-Mail oder SMS
• Welcome Code, der 9-stellige Code des Events, hilfreich, wenn ein Teilnehmer mit den anderen Methoden Probleme hat
• Startnummern-Code bei Sportevents
• Integration in die Systeme des Hotels oder Reiseveranstalters, in Hotellerie und Reisen.

Für den QR-Code muss das Smartphone des Teilnehmers online sein. Ihr Account Manager hilft Ihnen, den richtigen Mix zu wählen und die Materialien vorzubereiten.

• Event-Hashtags: Fügen Sie sie in den Untertitel der Galerie oder in eine individuelle Nachricht beim Login ein.
• Dankes-E-Mail nach dem Event: immer empfehlenswert, denn sie erreicht Teilnehmer, die ihre Fotos noch nicht gesehen haben.
• Formular zur Leadgenerierung (Firmenevents): Sie können zwischen Selfie und Galerie ein kurzes, optionales Formular aktivieren, um Informationen für Ihr Marketing zu sammeln. Die Teilnehmer können es überspringen.

Jeder Athlet findet auf seiner Startnummer einen 9-stelligen Code. Um seine Fotos zu sehen:

1. getpica.com aufrufen und den Code eingeben
2. mit der E-Mail-Adresse registrieren
3. die Fotos finden, auf denen er erkannt wurde – in der Regel ohne Selfie.

Wenn der Athlet seine Startnummer nicht mehr hat: Bei vielen Events erhält jeder Teilnehmer zusätzlich eine E-Mail mit einem persönlichen Link zu seinen Fotos, verschickt vom Veranstalter oder von GetPica in dessen Auftrag. Alternativ kann er mit dem Namen des Events und seiner Startnummer an support@getpica.com schreiben.

Ihr Account Manager gibt Ihnen für jedes Event spezifische Vorgaben. Grundsätzlich gilt:

• Format: ausschließlich JPG, in maximaler Qualität.
• Mindestauflösung: 8 Megapixel, für zuverlässige Erkennung und Druckqualität. Lange Seite mindestens 2.400 Pixel, idealerweise 3.200.
• Nachbearbeitung: erlaubt, solange die Datei im JPG-Format bleibt.

Bei Firmenevents zusätzlich:

• Metadaten: nicht entfernen, auch nicht bei der Nachbearbeitung. Das System nutzt sie, um die Fotos korrekt zu sortieren.
• Datum und Uhrzeit der Kamera: vor dem Event synchronisieren. Das ist entscheidend für die Reihenfolge der Fotos.

Vermeiden Sie:

• Dateien vor dem Upload zu komprimieren oder zu optimieren, etwa mit „Für Web speichern“ oder „Für Bildschirm optimieren“
• Fotos zuzuschneiden oder zu verkleinern
• die Umwandlung in 72 dpi: Entscheidend ist die Pixelauflösung, nicht die dpi.

Im Schnitt 5 Fotos pro Teilnehmer: Bei einem Event mit 100 Gästen sind das insgesamt rund 500 Fotos.

• Im Browser: Bei Firmenevents können Sie bis zu 2.000 Fotos pro Upload-Vorgang hochladen.
• Per FTP: Für große Mengen können Sie einen FTP-Client wie FileZilla nutzen. Die FTP-Zugangsdaten erhalten Sie von unserem Team; sie gelten jeweils für eine Galerie eines Events.

In beiden Fällen empfiehlt sich eine stabile Verbindung, etwa Glasfaser oder 5G. Laden Sie eine Datei mit demselben Namen zweimal in denselben Ordner hoch, erkennt das System das Duplikat und blockiert es.

Innerhalb weniger Minuten. Das System verarbeitet die Fotos nahezu in Echtzeit: Sobald sie hochgeladen sind, finden die erkannten Teilnehmer sie in ihrem Album.

Unter Insights > Analytics finden Sie Echtzeitdaten zu:

• angemeldeten Nutzern
• hochgeladenen Fotos
• Downloads und Shares
• Content Promoter Rate: dem Anteil der Teilnehmer mit verfügbaren Fotos, die mindestens ein Foto heruntergeladen oder in sozialen Medien geteilt haben.

Kein Warten auf einen Abschlussbericht: Die Daten sind immer aktuell.

Die häufigsten Ursachen:

• Die Fotos sind noch nicht hochgeladen oder es gibt keine Fotos, auf denen der Teilnehmer zu sehen ist
• das Selfie startet nicht: Der Teilnehmer muss dem Browser den Zugriff auf die Kamera erlauben
• das Selfie eignet sich nicht für die Erkennung: Es sollte eine Nahaufnahme sein, bei gutem Licht und ohne Sonnenbrille.

Besteht das Problem weiter, verweisen Sie den Teilnehmer an support@getpica.com und bitten Sie ihn, den Namen des Events anzugeben.

Der Teilnehmer schreibt mit Angabe des Events und des Fotos an support@getpica.com oder privacy@getpica.com: Wir entfernen es, ohne dass Ihr Team etwas tun muss.

Eine Option, die jeder Teilnehmer in seinem Album aktivieren kann: Sein Gesicht wird auf den Fotos, die an andere Teilnehmer ausgeliefert werden, unkenntlich gemacht. Seine eigenen Fotos sieht er weiterhin im Original, und er kann die Option jederzeit deaktivieren. Erwähnen Sie sie in Ihrer Eventkommunikation, um datenschutzbewusste Teilnehmer zu beruhigen.

Bei Firmenevents, bei denen die Fotos vom Veranstalter angeboten werden, bleiben die Rechte gemäß den jeweiligen Vereinbarungen beim Veranstalter oder beim Fotografen. GetPica übernimmt lediglich die Verteilung der Fotos im Auftrag des Veranstalters.